Reseña de Capsule CRM 2025

Introducción

La gestión de las relaciones con los clientes no tiene por qué ser complicada. Capsule CRM Demuestra que las herramientas CRM pueden ser Sencillo, elegante y potente., sin la carga.

En esta reseña descubrirás qué diferencia a Capsule de otros sistemas CRM. Desde su interfaz fácil de usar hasta sus funciones flexibles, te contamos todo lo que necesitas saber para decidir si este sistema es adecuado para tu negocio.

🧭 Tanto si sois una startup, autónomos o un equipo en crecimiento, esta guía os ayudará a comprender las fortalezas, limitaciones y usos de Capsule en un lenguaje sencillo.

Capsule se diseñó con un único objetivo en mente: ayudarte a gestionar tus relaciones sin perderte en el software. Es limpio, intuitivo y cuenta con todas las funciones necesarias para dar soporte a equipos en crecimiento, sin abrumarlos.

Repasemos las principales capacidades que hacen de Capsule CRM una opción inteligente para las empresas modernas.

📇 Gestión de contactos que simplifica las cosas

Capsule CRM te ofrece vista de 360 grados de cada contacto. Podrás realizar un seguimiento de las interacciones, añadir comentarios, adjuntar archivos, documentar conversaciones y almacenar cadenas de correos electrónicos, todo desde un solo lugar.

No solo almacenas datos de contacto. Construyes un historial completo de contacto. Esto significa que nunca perderás el contexto, incluso si el cliente se pone en contacto contigo meses después.

💡 Consejo para profesionales: Se pueden etiquetar los contactos, dividirlos en listas y filtrarlos por actividad, lo que permite cultivar clientes potenciales y priorizar el seguimiento.

📊 Embudos de ventas que realmente vale la pena utilizar

Muchos sistemas CRM ofrecen herramientas complejas para gestionar embudos de ventas, que requieren horas de configuración. Capsule mantiene una interfaz visual e intuitiva. Podrás:

• Personaliza las etapas de tu embudo
• Transfiere transacciones mediante tableros Kanban de tipo arrastrar y soltar.
• Previsión de ventas con informes estructurados
• Asigna tareas a los miembros del equipo con fechas límite y alertas.

Todo está construido de tal manera que mantén el flujo de trabajo, sin perder tiempo en clics y menús.

✅ Incluido en todos los planes: seguimiento de embudos, automatización de tareas, seguimiento de hitos y paneles de control de rendimiento.

🧩 Tableros de proyectos para gestionar el trabajo posventa

Capsule CRM no solo está pensado para ventas; también incluye Tableros de proyectos (disponibles en los planes de pago), que te permiten gestionar la realización del pedido y el envío tras cerrar la transacción.

Por ejemplo, si consigues un nuevo cliente, puedes hacer un seguimiento de cada paso, asignar tareas internas y asegurarte de que no se olvide nada.

Esto mantiene todo el recorrido del cliente en una sola plataforma, desde el primer correo electrónico hasta la entrega final.

🎨 Campos personalizados que se adaptan Tuyo Flujo de trabajo

Puedes crear campos personalizados que se adapten a tus necesidades comerciales específicas, ya sea que estés haciendo un seguimiento de los tipos de suscripciones, las fechas de renovación o los niveles de servicio.

Según tu plan, tendrás acceso a:

• Más de 50 campos personalizados sin límite
• Puntos importantes en este ámbito
• Permisos de campo para equipos

💡 Capsule te permite marcar campos con diferentes colores y priorizarlos, para que tu panel de control sea fácil de examinar y realizar acciones.

🤖 Automatización del flujo de trabajo para ahorrarle tiempo

¿Cansado de asignar tareas manualmente o enviar correos electrónicos repetidos? Capsule’s Automatización del flujo de trabajo (Plan Crecimiento y superior) se encarga de ello por ti.

Se pueden definir desencadenantes tales como:

• Cuando una transacción llega a una determinada fase
• Cuando se etiqueta a un contacto
• Cuando finaliza un proyecto

A partir de ahí, Capsule crea automáticamente tareas, actualiza campos o envía correos electrónicos según plantillas. Te ahorra horas cada semana..

📬 Buzones compartidos para una mejor colaboración en equipo

Los buzones de correo compartidos facilitan la comunicación entre el equipo. En lugar de enviar correos electrónicos entre los miembros del equipo, todos pueden Ver y responder desde el mismo lugar.

Puedes:

• Añadir buzones compartidos como sales@company.com
• Asigna los mensajes entrantes al miembro del equipo correspondiente.
• Guarda todas las respuestas en el registro de contactos.

🔁 No más mensajes perdidos. Todos permanecen sincronizados.

📱 Una aplicación móvil que funciona en cualquier lugar

La aplicación móvil de Capsule (iOS y Android) es sencilla pero potente. Podrás:

• Comprueba el historial de contactos.
• Tomar notas después de las reuniones
• Procesa transacciones en tus embudos de ventas
• Recibe notificaciones push sobre las tareas

Ya sea que estés en la oficina o en las instalaciones de un cliente, tienes acceso completo a tu CRM.

🧠 Asistencia en contenidos basada en inteligencia artificial

En los planes de nivel superior, Capsule CRM incluye asistencia con contenido de IA. Te ayuda a escribir respuestas a correos electrónicos, comentarios y seguimiento de ventas más rápidamente, directamente desde el CRM.

El plan de crecimiento ofrece hasta 1000 asistencias de inteligencia artificial al mes, mientras que los planes Advanced y Ultimate ofrecen opciones adicionales.

Esto resulta especialmente útil para equipos muy ocupados que desean responder con rapidez y profesionalidad sin tener que reinventar la rueda cada vez.

🔌 Integraciones que mantienen todo conectado

Capsule se conecta a las herramientas populares que ya utilizas, tales como:

• Google Workspace / Microsoft 365 (para correo electrónico y calendarios)
• Xero ו-QuickBooks (Para fines de facturación y contabilidad)
• Mailchimp, Zapier ו-Google Contacts
• Stripe, FreshBooks, Slack y muchos otros a través de Zapier.

🔄 Con integraciones originales y de terceros, Capsule se adapta perfectamente a tu entorno tecnológico.

🛠️ Capsule Marketplace: mejórate a medida que creces

¿Necesitas más funciones? Capsule se amplía el mercado. Ofrece complementos y combinaciones para marketing, finanzas, gestión de proyectos y análisis de datos.

A continuación se enumeran algunos puntos clave:

• Transpond Para marketing por correo electrónico
• Kixie Para llamadas en la nube
• Ayuda Scout Atención al cliente
• Zendesk, GSuite y más

Las capacidades del CRM se pueden ampliar según las necesidades cambiantes de la empresa, sin necesidad de cambiar de plataforma.

Capsule CRM está diseñado para ayudarte a trabajar de forma más inteligente, no más difícil. No te abrumará con funciones que nunca usarás. En cambio, te ofrece exactamente lo que necesitas para gestionar tus contactos, cerrar acuerdos y mantenerte organizado.

Pero, como cualquier herramienta, también tiene sus pros y sus contras. Veamos:

✅ Ventajas

1. Es muy fácil de aprender.

Si eres nuevo en el campo del CRM o simplemente estás cansado de sistemas demasiado complejos, apreciarás la rapidez con la que podrás empezar a trabajar. La mayoría de los usuarios se sienten cómodos con la plataforma en una sola tarde.

2. Personalizable sin resultar pesado

Capsule CRM te permite modificar embudos, campos, etiquetas y vistas sin tener que pasar horas configurando ajustes. Es ideal para equipos pequeños que buscan flexibilidad sin los quebraderos de cabeza de las grandes organizaciones.

3. Integración fluida entre Google y Microsoft

Tanto si tu equipo utiliza Gmail como Outlook, la sincronización de calendarios y el seguimiento del correo electrónico se realizan sin problemas. Podrás gestionar tu bandeja de entrada sin salir del CRM.

4. Aplicación móvil fácil de usar

La aplicación móvil es rápida, receptiva y sorprende por su variedad de funciones. Podrá consultar fácilmente las ofertas, añadir comentarios o realizar un seguimiento de las reuniones, sin necesidad de utilizar un ordenador portátil.

❌ Desventajas

1. Informe avanzado limitado

Obtienes lo básico, como previsiones de canalización y registros de actividad. Pero si quieres un análisis en profundidad o información predictiva, es posible que necesites herramientas o integraciones de terceros.

2. No hay automatización integrada para el marketing.

No hay un generador de secuencias integrado para el correo electrónico ni automatización de campañas. Tendrás que conectar herramientas como Mailchimp o Transpond para las campañas continuas.

3. No es ideal para organizaciones complejas.

Aunque Capsule CRM puede técnicamente dar servicio a equipos grandes, se diseñó pensando en la simplicidad. Las organizaciones con varias unidades de negocio, estructuras de ventas complejas o permisos de varios niveles pueden encontrar que no les conviene.

4. La asistencia con contenido de IA todavía tiene limitaciones.

Las herramientas de IA son útiles, pero están diseñadas principalmente para crear contenido básico. No sustituyen a la automatización real del marketing ni a los procesos de trabajo completos para personalizar el correo electrónico.

🌟 Por qué Capsule CRM funciona tan bien para equipos en crecimiento

Ahora que hemos analizado las ventajas y desventajas, profundicemos en el tema específico. Ventajas que hacen que este CRM destaque para las pequeñas y medianas empresas.

🧠 Simplifica tus relaciones con los clientes

Básicamente, Capsule te ayuda a mantener el orden y la organización. Podrás ver todas las interacciones con un cliente potencial o existente en un calendario organizado, incluyendo correos electrónicos, llamadas, tareas, archivos y notas. No se pierde nada y todos los miembros de tu equipo están en la misma página.

Esto supone una gran ventaja para las empresas que gestionan muchas relaciones con los clientes, especialmente si desean deshacerse de hojas de cálculo electrónicas o buzones compartidos y engorrosos.

📈 Mantiene tus embudos de ventas por el buen camino

Sabrá exactamente dónde se encuentra cada oportunidad. Ya se trate de un cliente potencial caliente o frío, Capsule le proporciona embudos visuales con etapas personalizadas, valores esperados y pasos claros a seguir.

Puedes ordenar las transacciones por etapa, propietario o valor previsto, y ver el rendimiento con solo unos clics. No hace falta buscar en informes ni cambiar de pestañas.

🔁 Ahorra tiempo con automatizaciones inteligentes

También en el plan de crecimiento, tienes acceso a Herramientas para automatizar el flujo de trabajo. Se pueden automatizar tareas repetitivas, tales como:

• Asignación de clientes potenciales basada en etiquetas
• Envío de correos electrónicos de felicitación
• Creación de tareas cuando una transacción llega a una determinada fase
• Recordatorio a los miembros del equipo sobre las acciones de seguimiento

Esto no solo aumenta la eficiencia, sino que también garantiza que no se olvide nada.

📬 Comunicación centralizada entre equipos

Los buzones compartidos, las líneas de tiempo de los contactos y los archivos adjuntos facilitan la colaboración interna. Cualquiera puede unirse y ayudar sin tener que preguntar «¿qué hay de nuevo con este cliente?».

Todo tu equipo de ventas o cuentas de clientes puede permanecer sincronizado, incluso cuando las personas están fuera de la oficina o cambian de cuentas.

🔒 Mantiene la seguridad de tus datos (sin complicaciones)

Aunque Capsule CRM parece sencillo y limpio, se toma muy en serio la seguridad. Incluye:

• Permisos basados en funciones
• Verificación multifactorial
• Cifrado de datos durante la transferencia y en reposo
• Copias de seguridad automáticas periódicas

No se necesita un departamento de TI para cumplir con los requisitos de conformidad; todo se gestiona entre bastidores.

📊 Crece contigo (hasta que seas realmente grande)

Para equipos pequeños y medianos, Capsule CRM ofrece el equilibrio perfecto entre simplicidad y capacidad de ampliación. Podrás:

• Añade más usuarios sin afectar al rendimiento
• Amplíe a cientos de miles de contactos
• Construye varios embudos y cajas de proyectos.
• Conecta herramientas avanzadas mientras trabajas

Al final, si tu equipo se convierte en una organización multirregional con decenas de departamentos, puede que tengas que cambiar a otra cosa. Pero, ¿por ahora? Funciona de maravilla.

Esto es lo que puedes esperar en áreas clave de la experiencia del usuario.

🧭 Navegación por la interfaz: limpia, tranquila y eficaz con solo unos clics.

La interfaz es minimalista, pero no aburrida. Cada elemento tiene una función y no hay sensación de saturación.

En el menú de la izquierda encontrarás módulos principales, personas, organizaciones, embudos de ventas, proyectos, tareas e informes. Cada sección se abre rápidamente, con un diseño claro y etiquetas de diferentes colores que ayudan a escanear la información rápidamente.

Incluso cuando gestionas cientos de contactos o transacciones, el sistema nunca se siente saturado ni lento.

👤 Bonificación: Puedes personalizar los paneles de control, plegar los menús y reorganizar las etapas del embudo para que todo funcione exactamente como lo hace tu mente.

📱 Experiencia móvil: llévate tu CRM a cualquier lugar

La aplicación móvil de Capsule (disponible tanto para iOS como para Android) refleja la simplicidad de la versión de escritorio.

Puedes:

• Acceso a los registros completos de contacto
• Mostrar embudos de ventas y actualizar transacciones
• Anote las notas de la reunión inmediatamente.
• Completa tareas y recibe recordatorios
• Sincronizar calendarios y ver horarios

La aplicación es ligera, rápida y no agota la batería. Para los equipos de ventas o los asesores que están siempre de viaje, supone un auténtico impulso a la productividad.

🙋 Servicio al cliente: útil, amigable y enfocado en el autoservicio.

Aunque Capsule no ofrece chat en vivo ni asistencia telefónica, destaca por recursos de autoayuda Y asistencia rápida por correo electrónico.

Usted recibe:

• Bien organizado Centro de ayuda
• Paso a paso Vídeos tutoriales
• Guías de instalación y mejores prácticas
• Respuestas rápidas por correo electrónico (normalmente en un plazo de 24 horas)

La plataforma también está tan bien diseñada que es posible que no necesites mucha ayuda desde el principio.

🌍 Consejo: Hay un foro comunitario activo y una base de datos con consejos, trucos y soluciones a problemas.

⚙️ Rendimiento y fiabilidad del sistema

Capsule está basada en la nube y se almacena en AWS, lo que significa que el tiempo de actividad es del 99,99 % de forma constante. Las páginas se cargan rápidamente. Los resultados de la búsqueda son casi instantáneos. Incluso las bases de datos más grandes (decenas de miles de contactos) no ralentizan el trabajo.

No es necesario instalar ningún software en el ordenador y las actualizaciones se realizan en segundo plano, por lo que siempre utilizará la versión más reciente sin interrupciones.

🔒 Capsule también garantiza el cumplimiento del RGPD y la protección de datos para los usuarios que manejan datos confidenciales de clientes.

📢 Comentarios del mundo real: lo que dicen los usuarios

En plataformas de reseñas líderes como G2, Capterra y Trustpilot, Capsule recibe muchos elogios por:

✅ Fácil de usar
✅ Diseño limpio y moderno
✅ Gestión de relaciones y canales comerciales sólidos
✅ Excelente relación calidad-precio

Las críticas más comunes incluyen la falta de informes avanzados, herramientas integradas limitadas para marketing y menos opciones de automatización en comparación con los CRM más complejos.

Sin embargo, para la mayoría de los equipos pequeños y medianos, estos no son factores decisivos, sino concesiones a cambio de un flujo de trabajo más rápido y eficiente.

⚠️ Lugares donde los usuarios se quedan atascados a veces

Los puntos más comunes incluyen:

• Importación de grandes bases de datos (Es posible que se requieran cambios en el diseño).
• No hay soporte en el chat. Cuando necesitas respuestas inmediatas
• Seguimiento de correo electrónico Limitado, a menos que utilices combinaciones de Gmail o Outlook.

Sin embargo, una vez que haya completado la configuración inicial, la experiencia será fluida y seguirá siendo consistente a medida que su base de datos crezca.

Tanto si eres un emprendedor independiente como si formas parte de un equipo en crecimiento, Capsule se adapta perfectamente a tu fase de crecimiento. Es especialmente eficaz para pequeñas y medianas empresas que necesitan un equilibrio entre simplicidad, personalización y precio razonable.

Aunque técnicamente puede dar soporte a equipos más grandes, no está diseñado para las necesidades de CRM a escala empresarial, como la gestión de múltiples entidades o flujos de trabajo complejos entre departamentos.

Así es como Capsule se adapta a empresas de diferentes tamaños:

⚖️ CRM Capsule según el tamaño de la empresa

Cuando gestionas datos de clientes, la seguridad no es opcional; es esencial.Capsule se toma este tema muy en serio y ofrece protecciones sólidas que te dan tranquilidad sin añadir complejidad.

No es necesario ser un experto en TI para cumplir con los requisitos de conformidad. Así es como Capsule garantiza la seguridad de sus datos y su conformidad con los estándares modernos:

✅ Funciones de seguridad en las que puedes confiar

• Cifrado de datos – Todos los datos se cifran durante la transferencia (TLS) y en reposo, para garantizar que su información confidencial permanezca segura de extremo a extremo.
• Autenticación multifactorial (MFA) – Disponible para todos los usuarios para una mayor protección del inicio de sesión.
• Control de acceso basado en funciones – Asigne niveles de acceso específicos a los diferentes miembros del equipo para evitar la exposición innecesaria de datos.
• Registro de auditoría – Seguimiento de la actividad del sistema con fines de responsabilidad y supervisión interna.
• Copias de seguridad periódicas – Capsule realiza copias de seguridad automáticas y cifradas para reducir el riesgo de pérdida de datos.

📜 Cumplimiento y privacidad

• Cumple con el RGPD – Capsule cumple con la normativa de protección de datos de la Unión Europea y ofrece transparencia y control sobre los datos de sus clientes.
• Centros de datos en el Reino Unido – Todos los datos se almacenan en el Reino Unido en una infraestructura con certificación ISO 27001.
• Movilidad de datos – Podrás exportar tus datos en cualquier momento, controlando así dónde y cómo se utilizan.
• Privacidad integrada – Capsule minimiza la recopilación innecesaria de datos y le proporciona herramientas para gestionar los datos de forma responsable.

🛡️ Capsule frente a CRM empresarial

Aunque Capsule no ofrece marcos de conformidad tan complejos como los de los grandes sistemas CRM empresariales (como los informes SOC 2 o las certificaciones HIPAA), ofrece un excelente equilibrio entre seguridad, simplicidad y precio razonable, especialmente para pequeñas y medianas empresas.

Por lo tanto, a menos que opere en un sector estrictamente regulado (como el sanitario o el financiero), Capsule le proporciona todo lo que necesita para gestionar los datos de sus clientes de forma segura.

Selección de un CRM como Capsule. No se trata solo de realizar un seguimiento de los datos de los clientes. Se trata de crear una forma más inteligente y eficaz para que su equipo gestione las ventas, establezca relaciones y amplíe su negocio, sin que la tecnología sea un obstáculo.

🔍 ¿Qué es lo que realmente obtienes?

Aquí tienes un breve resumen de lo que Capsule tiene para ofrecer:

• Visualización clara y ordenada de contactos, empresas y oportunidades.
• Embudos visuales y tableros de proyectos para gestionar el trabajo antes y después de la venta.
• Automatización del flujo de trabajo que elimina las tareas repetitivas y su seguimiento.
• Campos y etiquetas personalizados para adaptar el CRM a tu proceso
• Un sistema sencillo y compatible con dispositivos móviles que se adapta fácilmente al crecimiento de tu equipo.

Es una herramienta que se centra en claridad, utilidad y funcionalidad práctica. Sin extras innecesarios, solo lo que necesitas para mantenerte productivo y tener el control total.

👥 ¿Es adecuado para ti?

Si eres autónomo, una pequeña empresa o un equipo dinámico que valora la simplicidad, Capsule es uno de los sistemas CRM más fáciles de usar que puedes elegir.Puede que no incluya todas las funciones a nivel empresarial, pero lo que hace, lo hace bien.

¿Y si planeas crecer? Capsule te proporciona la estructura, la automatización y los informes necesarios para seguir creciendo sin tener que cambiar de sistema.

¿Todavía estás comparando? Compara Capsule con otras plataformas líderes en nuestra clasificación. La mejor guía sobre software CRM Para ver cómo sale.

🧠 Última palabra de un experto en CRM

Después de probar y examinar decenas de sistemas CRM a lo largo de los años, esto es lo que sé con certeza: El mejor CRM es aquel que a tu equipo realmente le gusta usar.Capsule facilita la adopción, mantiene el flujo de trabajo organizado y proporciona un valor real, sin necesidad de un equipo de consultores para configurarlo.

Si está buscando un CRM que no le moleste, pero que le proporcione resultados en el lugar adecuado, Capsule CRM es suficiente. Crear una experiencia de cliente coherente y escalable.

¿Capsule CRM admite transacciones en diferentes divisas?

Sí, es posible. Se pueden registrar transacciones en diferentes divisas, y Capsule guardará el tipo de divisa para cada oportunidad. Sin embargo, el software no incluye conversión de divisas integrada ni previsiones financieras en múltiples divisas, por lo que los equipos que operan a nivel internacional pueden necesitar gestionar este tema por separado.

¿Se pueden programar tareas recurrentes o recordatorios?

No de forma integrada. Capsule te permite configurar tareas con fechas límite y vincularlas a contactos u oportunidades, pero las tareas recurrentes (como el seguimiento semanal o las revisiones mensuales) deben crearse manualmente o automatizarse mediante herramientas de terceros como Zapier.

¿Capsule es adecuado para organizaciones sin ánimo de lucro o para organizaciones basadas en empresas?

Sí, muchas organizaciones sin ánimo de lucro lo utilizan para gestionar donantes, socios y voluntarios. Su estructura clara y su sistema de etiquetado facilitan la segmentación de los contactos, y se puede configurar la integración con plataformas de donaciones a través de Zapier.

¿Se puede realizar marketing por correo electrónico directamente a través de Capsule?

Capsule no ofrece un módulo integrado para el marketing por correo electrónico, pero se integra perfectamente con herramientas como Mailchimp y Transpond. Estas integraciones te permiten sincronizar listas de contactos y lanzar campañas por correo electrónico sin tener que exportar datos manualmente.

¿Se pueden personalizar los paneles o los informes?

Los informes de Capsule son básicos pero útiles. Encontrarás paneles visuales y filtros para embudos, tareas y actividades. Sin embargo, los paneles totalmente personalizados (como los widgets de arrastrar y soltar o los gráficos avanzados) no son compatibles de forma predeterminada.

¿Qué seguridad tienen mis datos de clientes con Capsule?

Tus datos se cifran tanto durante la transferencia como durante el almacenamiento, y se guardan en centros de datos del Reino Unido con certificación ISO 27001. Capsule cumple con la normativa GDPR, y el acceso de los usuarios se gestiona mediante roles y autenticación multifactorial. Hasta ahora no se han reportado brechas de seguridad públicas.

¿Hay alguna forma de rastrear los correos electrónicos que se han abierto o en los que se ha hecho clic?

El seguimiento de correos electrónicos está disponible a través de complementos para Gmail y Outlook, y te permite ver cuándo se han abierto los mensajes de correo electrónico. Para un seguimiento más detallado (clics, interacción, etc.), tendrás que utilizar herramientas de marketing integradas como Mailchimp.

¿Capsule CRM es compatible con los procesos de trabajo B2B y B2C?

Sí, admite ambos. Se pueden gestionar contactos individuales (para B2C) o vincular contactos a organizaciones (para B2B). La flexibilidad en el etiquetado y los campos personalizados ayudan a adaptar el CRM a diferentes modelos de negocio.

¿Puedo utilizar Capsule para el servicio de atención al cliente o la gestión de tickets?

Capsule no está diseñado como un sistema de soporte/gestión de tickets. Sin embargo, puede registrar manualmente las interacciones de soporte e integrarse con herramientas como Help Scout o Zendesk para crear un flujo de trabajo de soporte más completo.

¿Existen restricciones para importar datos desde otros sistemas CRM?

Capsule permite importar contactos, oportunidades y casos mediante archivos CSV. El proceso es sencillo, pero la asignación de campos personalizados de otros sistemas CRM puede requerir ajustes manuales. Además, no hay una interfaz API para importar directamente a plataformas como Salesforce o HubSpot.