Reseña de Keap CRM 2025

Keap no es un CRM más; es un asistente empresarial inteligente que te ayuda a realizar un seguimiento de los clientes potenciales, automatizar las tareas repetitivas y aumentar las ventas. Veamos sus principales características para que puedas ver cómo encaja en tu flujo de trabajo diario.

🗂️ Gestión más detallada de contactos y clientes potenciales

La gestión de contactos en Keap es mucho más que almacenar nombres en una base de datos.

Recibes perfiles detallados de los clientes con etiquetas, cronología de actividades, opciones de segmentación y campos personalizados. Esto significa que puedes agrupar tus clientes potenciales por intereses, etapa del ciclo de vida, comportamiento e incluso enviar mensajes personalizados de forma automática.

Por qué es importante: No solo almacenas nombres. Construyes relaciones que dan resultados.

🔄 Automatización que realmente ahorra tiempo

El generador de automatización de Keap es visual y fácil de usar para los principiantes. Podrás crear flujos de trabajo para cosas como:

• Seguimiento tras el envío de formularios
• Enviar un correo electrónico de bienvenida cuando alguien concierta una cita
• Etiquetado de clientes potenciales según su comportamiento
• Transferencia automática de contactos durante el proceso de venta

A diferencia de los CRM rígidos, Keap te permite personalizar cada flujo. Adáptate a tu proceso, y no al revés.

Por qué es importante: Reducirá el trabajo manual y garantizará que no se le escape nada de las manos.

🛒 Comercio electrónico y pagos integrados

Keap admite la venta online de forma inmediata, sin necesidad de añadir herramientas de terceros.

Se pueden crear formularios de pago, gestionar pagos recurrentes y emitir facturas, todo ello dentro de la plataforma. Está integrada con PayPal, Stripe y WePay, e incluso te permite crear páginas de aterrizaje que generan conversiones.

Por qué es importante: Si vendés servicios o productos digitales, te encantará la posibilidad de disponer de funciones de ventas y CRM en un solo lugar.

📧 Marketing por correo electrónico con el poder de la automatización

Keap te ofrece crear un correo electrónico mediante arrastrar y soltar con altas tasas de entrega. Podrás configurar campañas basadas en el comportamiento del correo electrónico, que respondan a acciones como:

• Hacer clic en el enlace
• Solicitar una llamada
• No ha abierto el correo electrónico durante X días.

Además, el sistema realiza un seguimiento de las aperturas, los clics y la participación, para que puedas realizar ajustes y mejoras.

Por qué es importante: Es más fácil enviar el mensaje adecuado en el momento adecuado sin mover un dedo.

📅 Programación de reuniones integrada

Keap incluye una herramienta integrada para coordinar citas, similar a Calendly, para que tus clientes puedan programar citas sin necesidad de intercambiar correos electrónicos. Incluso puedes automatizar los recordatorios para reducir el número de clientes que no acuden a las citas.

Por qué es importante: Menos reuniones que no se celebraron, mejor gestión del tiempo y menos papeleo.

🔌 Integración perfecta con su infraestructura tecnológica

Keap se integra con más de 2000 herramientas A través de Zapier, además de conexiones directas con:

• Gmail ו-Outlook
• QuickBooks
• Shopify
• WordPress
• Zoom
• Calendly
• HelloSign
• Y muchas más a través de Keap Marketplace.

Por qué es importante: Se adapta a tu proceso de trabajo actual y no al revés.

📊 Gestión del embudo de ventas y tareas

Arrastrar y soltar empresas de ventas. Facilita la visualización del estado de cada transacción. Se pueden añadir comentarios, tareas, plazos y automatizar las etapas del embudo en función del comportamiento de los clientes potenciales.

Y, por supuesto, las tareas también forman parte del CRM. Así nunca se olvidará de hacer un seguimiento de una llamada o una oferta.

Por qué es importante: Te mantienes organizado y tu proceso de ventas se vuelve consistente y escalable.

🧩 Acceso al mercado Keap

¿Necesitas más herramientas? En Keap Marketplace encontrarás complementos, integraciones y plantillas que amplían la funcionalidad, como informes avanzados, marketing por SMS o flujos de trabajo específicos para nichos.

Por qué es importante: Puedes hacer crecer Keap junto con tu negocio, en lugar de que el negocio crezca más que él.

No existe un sistema CRM perfecto, y Keap no es una excepción. Para ayudarle a tomar una decisión, aquí tiene un breve resumen de las ventajas y desventajas del sistema.

✅ Ventajas

1. Automatización potente pero sencilla
El generador de automatización de Keap es uno de los más intuitivos del mundo CRM. No es necesario tener conocimientos de programación para configurar flujos de trabajo, recordatorios o campañas de correo electrónico en varias etapas.

2. Plataforma integral para pequeñas empresas
Obtienes CRM, automatización de marketing, pagos, programación de citas y páginas de destino, todo bajo un mismo techo. Esto reduce la multiplicidad de herramientas y los costes.

3. Ideal para negocios basados en servicios
Si concertas citas, envías presupuestos o gestionas las relaciones con los clientes, Keap se adapta perfectamente a tu proceso de trabajo.

4. Excelente servicio al cliente
Keap cuenta con un equipo de asistencia en Estados Unidos, sesiones de formación diarias en directo, una comunidad de usuarios activa y un chat disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para los suscriptores de pago. Esto es poco habitual en este sector.

❌ Desventajas

1. No es ideal para equipos de ventas complejos.
Si tienes varios comerciales, transacciones en varias etapas o necesidades complejas en materia de previsiones, Keap puede parecer un poco limitado en comparación con herramientas como Salesforce o HubSpot.

2. Curva de aprendizaje de las funciones avanzadas
Aunque es fácil empezar a utilizar la automatización, configurar una lógica avanzada (como secuencias condicionales o rutas ramificadas) requiere ensayo y error.

3. Informes limitados en planes inferiores
Necesitarás el plan Max o Ultimate para acceder a los análisis detallados. El plan Pro solo ofrece informes básicos.

4. Cuanto más crece el volumen de actividad, más caro se vuelve.
El precio de Keap aumenta con tu lista de contactos. Y aunque para muchos resulta rentable, los costes pueden aumentar si añades usuarios o te expandes rápidamente.

Ventajas de utilizar Keap CRM 🌟

Ahora que ya conocéis las ventajas y los inconvenientes, profundicemos y veamos qué se gana realmente al utilizar Keap, especialmente si sois propietarios de una pequeña o mediana empresa y queréis optimizar vuestras operaciones.

📬 Cultiva tus habilidades sin mover un dedo.

Keap realiza un seguimiento automático, envía correos electrónicos de bienvenida y registra a los clientes, para que nunca se olviden de ponerse en contacto con ellos. Ya sea que alguien rellene un formulario, solicite una llamada o descargue un recurso, Keap se encarga de que se gestione el siguiente contacto.

Así podrás mantener el flujo de clientes, incluso cuando estés ocupado.

🧠 Tendrás un solo sistema en lugar de cinco.

Keap sustituye herramientas como Calendly, Mailchimp, Stripe y Trello, y las reúne en un único panel de control organizado. Dedicarás menos tiempo a cambiar de plataforma y más tiempo a cerrar acuerdos.

Bonificación: Solo tienes que formar a tu equipo en un sistema.

📈 Mira lo que funciona y lo que no.

Mediante embudos visuales, estadísticas de correo electrónico e informes de ingresos, Keap te ofrece una imagen clara del rendimiento de tu negocio. Podrás realizar un seguimiento de la actividad de ventas, la participación en las campañas y el valor de los clientes a lo largo del tiempo.

Es como un panel de control del rendimiento de tu negocio.

👨‍👩‍👧 Proporcionará una mejor experiencia al cliente.

Keap te ayuda a mantener el orden y la coherencia, para que los clientes siempre reciban respuestas oportunas, comunicaciones claras y una experiencia fluida.

No más correos electrónicos perdidos. No más reuniones perdidas. No más hojas de cálculo desordenadas.

Cuando se trata de software CRM, las funciones no valen nada si la experiencia diaria es complicada. Por suerte, Keap ofrece un buen equilibrio entre potencia y simplicidad, aunque no todo va sobre ruedas.

Así es como se utiliza Keap como herramienta CRM diaria:

🖥️ Interfaz limpia y personalizable

La interfaz de usuario de Keap es moderna, minimalista y fácil de navegar. Encontrarás las herramientas principales, los contactos, las campañas, las reuniones y las facturas en un menú limpio a la izquierda. Cada sección está organizada de forma lógica, por lo que incluso los usuarios nuevos no se sentirán perdidos.

También puedes personalizar los widgets del panel de control para destacar lo más importante, como facturas pendientes, tareas diarias o el valor del embudo.

Consejo para profesionales: Si vienes de un sistema CRM más complejo (como Zoho), agradecerás el espacio que te ofrece este.

📱 Una aplicación móvil que mantiene tu productividad

La aplicación móvil te permite:

• Visualización y actualización de registros de contactos
• Gestionar reuniones y tareas
• Enviar correos electrónicos y mensajes de texto
• Añade comentarios y etiquetas mientras trabajas.
• Reciba pagos mediante formularios de pago móviles.

La interfaz de usuario móvil es eficaz y funcional, perfecta para autónomos, comerciales o proveedores de servicios que se desplazan con frecuencia.

Una limitación: No es posible crear ni editar procesos de trabajo automáticos desde la aplicación, que sigue requiriendo acceso a un ordenador de sobremesa.

🧑‍💼 Servicio al cliente que realmente ayuda

Tanto si te has atascado en la creación de una automatización como si simplemente no consigues entender cómo editar un formulario, el equipo de asistencia de Keap es de confianza.

Esto es lo que obtendrá:

• Chat en vivo En todos los programas
• Asistencia telefónica ל-Max ו-Ultimate
• Entrenamientos diarios Con preguntas y respuestas en directo
• Tutoriales dentro de la aplicación Y procesos de admisión
• Una comunidad de usuarios próspera Y mercado para campañas preparadas de antemano

Si eres nuevo en el campo del CRM o simplemente deseas recibir asistencia durante la instalación, este sistema de soporte es una gran ventaja.

📶 Estabilidad y rendimiento

La plataforma basada en la nube de Keap funciona de manera confiable, incluso durante campañas intensas o el procesamiento de pagos. El tiempo de actividad es alto (más del 99,9 %) y no encontramos problemas de carga ni retrasos significativos durante las pruebas.

Todo es rápido, ágil y receptivo, incluso con listas de contactos grandes.

💬 Qué dicen otros usuarios

Muchos usuarios elogian a Keap por simplificar su flujo de trabajo y ayudarles a ahorrar tiempo dedicado al seguimiento y a las tareas administrativas. Los elogios más comunes incluyen:

• Automatizaciones fáciles de usar
• Excelente asistencia y formación
• Ideal para equipos pequeños en el sector de servicios.

Sin embargo, algunos usuarios señalan que la configuración lleva tiempo, especialmente si se desea personalizar completamente las automatizaciones o integrar herramientas de terceros.

¿En resumen? Cuanto más inviertas por adelantado en la configuración y la estrategia, más eficaz será Keap.

⚠️ ¿Dónde podría no ser suficiente?

A continuación se enumeran algunos puntos débiles comunes que hay que tener en cuenta:

• No hay herramientas originales para la gestión de proyectos. (Deberás integrarlo con Trello o Asana)
• El generador de correos electrónicos puede parecer un poco básico. En comparación con plataformas específicas como ActiveCampaign
• Permisos limitados para el personal. Es útil para equipos pequeños, pero no es ideal para organizaciones grandes con funciones segmentadas.

Keap no es un CRM único que se adapta a todos, y eso es bueno. Tanto si estás empezando como si estás creciendo rápidamente, ofrece la flexibilidad necesaria para adaptarse a tu fase de crecimiento.

Sin embargo, cada negocio, independientemente de su tamaño, experimentará Keap de forma ligeramente diferente. Así es como se adapta a todo tipo de negocios:

Keap ofrece tres planes de precios básicos, cada uno adaptado a las diferentes necesidades y tamaños de las empresas. El precio se basa en el número de contactos y usuarios, por lo que cuanto más crezca tu lista, mayor será tu coste mensual.

El plan básico es ideal para usuarios individuales, pero la mayoría de los equipos se beneficiarán de la automatización, los análisis y las integraciones adicionales que ofrece el plan. Max o Ultimate Tercero.

✅ Consejos para planificar rápidamente

• Seleccionar Pro si eres un emprendedor independiente que necesita formularios, automatización, marketing por correo electrónico y programación de reuniones.

• Ve con Max. Si está interesado en pruebas A/B, clasificación de clientes potenciales, herramientas de gestión de embudos de ventas y flexibilidad de integración.

• Actualiza a Ultimate. Si gestionas un equipo más grande, necesitas más análisis y deseas un control avanzado sobre las funciones de los usuarios.

A la hora de elegir un CRM, la seguridad no es un lujo, sino una necesidad esencial. No negociable. Usted confía a la plataforma los datos de los clientes, las transacciones comerciales y, en ocasiones, también los datos de pago.

Keap entiende esta responsabilidad y ha construido su infraestructura teniendo en cuenta la protección de datos y el cumplimiento de la normativa.

Esto es lo que deben saber:

🔒 Medidas de seguridad de la información

• Cifrado durante la transferencia y en reposo
  Keap utiliza cifrado SSL para proteger los datos que se transmiten entre los servidores y tu navegador. Los datos almacenados también se cifran para minimizar el riesgo de intrusiones.

• Autenticación de dos factores (2FA)
  Se puede activar la autenticación de dos factores (2FA) para obtener una protección adicional al iniciar sesión, un paso esencial para evitar el acceso no autorizado a tu cuenta.

• Controles de acceso basados en funciones
  En los planes de nivel superior, se pueden configurar permisos de usuario para restringir el acceso a funciones confidenciales o datos de clientes.

• Copias de seguridad periódicas y supervisión del tiempo de actividad
  Keap realiza copias de seguridad diarias de los datos y los almacena. Tiempo de actividad del 99,9 %, para que tu información esté segura y accesible.

🛡️ Normas de compatibilidad

• Cumple con el RGPD
  Keap ofrece herramientas que te ayudarán a cumplir con los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, incluyendo la exportación de datos, la eliminación y el seguimiento de consentimientos.

• Cumplimiento de las normas CAN-SPAM y CASL
  Las herramientas de correo electrónico integradas cumplen con las leyes internacionales contra el spam y te ayudan a cumplir con los protocolos de suscripción/cancelación de suscripción.

• Socios certificados PCI-DSS
  Keap no procesa los pagos directamente, sino que utiliza socios seguros como Stripe, PayPal y WePay, que todos cumplen con PCI-DSS Nivel 1.

✅ Keap frente a otros sistemas CRM para pequeñas y medianas empresas

Keap
✔ Una base sólida para proteger los datos de las pequeñas empresas
✔ Ofrece herramientas listas para usar para el cumplimiento del RGPD.
✔ Combinaciones fiables con puertas compatibles con PCI

Otros CRM
❌ Puede que no haya cifrado en reposo en programas de menor nivel.
❌ Herramientas de compatibilidad limitadas, salvo en el caso de precios para empresas.
❌ A menudo se basan en complementos de terceros para las funciones de seguridad.

Selección de una plataforma como Keap No se trata solo de organizar contactos. Se trata de crear sistemas que te ayuden. Automatización de procesos, mejora de la experiencia del cliente, y al final Crecer sin caos.

🔍 ¿Qué es lo que realmente obtienes?

Aquí tienes un breve resumen de lo que ofrece Keap:

• Un único entorno de trabajo para la gestión Contactos, tareas, ventas y pagos

• Herramientas de automatización que te quitan la carga del trabajo repetitivo.

• Integrado Motor de marketing por correo electrónico Con campañas personalizadas y basadas en desencadenantes

• Visual Empresas de ventas Realizar un seguimiento de los clientes potenciales y las transacciones con facilidad

• Parte Integración con agendas, herramientas de pago y aplicaciones de terceros

Cuando dedicas tiempo a definirlo correctamente, Keap se convierte en algo más que un simple CRM; Se convierte en tuyo. Asistente automático, tu Centro de ventas, y tu Sistema de gestión de clientes Todo en uno.

👥 ¿Es adecuado?

Si tienes un negocio independiente o un equipo pequeño que se encarga de los pedidos, las facturas y el seguimiento de los clientes, Keap es la solución perfecta para ti. Es especialmente adecuado para negocios basados en servicios que prosperan gracias a los clientes habituales y a una comunicación eficaz.

Sin embargo, si gestionas un equipo de ventas grande y complejo o necesitas informes y previsiones a nivel corporativo, es posible que acabes necesitando algo más que las capacidades actuales de Keap.

¿Todavía estás evaluando? Compara Keap con otras plataformas CRM líderes en nuestra guía. Guía de los principales programas de CRM para obtener una perspectiva más amplia.

🧠 Una última palabra de un experto en CRM

Después de trabajar con decenas de sistemas CRM a lo largo de los años, esto es lo que he aprendido:
El mejor CRM no es el que tiene más funciones, sino el que vas a utilizar realmente, cada día, para gestionar y hacer crecer tu negocio.

Keap es lo suficientemente sencillo como para empezar y lo suficientemente potente como para crecer con él, y lo suficientemente flexible como para convertir sus ventas y marketing en una experiencia fluida. Si busca una herramienta que le ahorre tiempo, le ayude a organizarse y atienda a sus clientes con precisión, Keap puede ser justo lo que está buscando.

¿Keap es adecuado para principiantes sin experiencia en CRM?

Sí. Se ha diseñado pensando en los propietarios de pequeñas empresas, especialmente aquellos que no están familiarizados con los sistemas CRM. Su interfaz es sencilla, la formación es paso a paso y se incluyen sesiones de entrenamiento diarias para ayudarle a ponerse en marcha rápidamente.

¿Keap puede gestionar el marketing por correo electrónico como plataformas específicas tales como Mailchimp?

Mientras que MailChimp ofrece más flexibilidad en el diseño de correos electrónicos, Keap lo supera en automatización e integración con CRM. Podrás crear campañas basadas en desencadenantes, etiquetar contactos y realizar un seguimiento de la interacción de los clientes potenciales, todo en un solo lugar.

¿Keap es adecuado para empresas fuera de Estados Unidos?

Por supuesto. El sistema está basado en la nube y es compatible con usuarios internacionales. También permite el uso de diferentes divisas y se integra con procesadores de pagos internacionales como PayPal y Stripe.

¿Qué tipo de asistencia al cliente ofrece Keap?

Obtienes asistencia por chat las 24 horas del día, los 7 días de la semana, asistencia por correo electrónico y sesiones de entrenamiento diarias en directo. Los planes Max y Ultimate también incluyen asistencia telefónica y ayuda personalizada para la implementación.

¿Qué combinaciones ofrece Keap para el comercio electrónico?

Se conecta a Shopify, WooCommerce, BigCommerce y otras plataformas mediante integraciones directas o Zapier. Podrás automatizar fácilmente el seguimiento, los recibos y los recordatorios de carritos abandonados.

¿Keap cumple con la HIPAA?

No, actualmente no cumple con la normativa HIPAA y no se recomienda su uso para gestionar información médica protegida (PHI). Es más adecuado para uso comercial general.

¿Keap ofrece funciones de gestión de proyectos?

No, no es una herramienta de gestión de proyectos, pero incluye gestión de tareas y automatización para gestionar los procesos de trabajo de los clientes. Para obtener funciones de gestión de proyectos más avanzadas, se pueden integrar herramientas como ClickUp, Asana o Trello.

¿Qué tan fácil es importar datos desde otros sistemas CRM?

Se pueden importar datos de otros sistemas CRM a esta plataforma, y el proceso es relativamente sencillo. Sin embargo, dependiendo del formato y la estructura de los datos del sistema CRM anterior, puede que sea necesario realizar ajustes manuales y mapear los datos para garantizar una transición fluida.

¿Hasta qué punto Keap es escalable para negocios en rápido crecimiento?

Es muy escalable hasta cierto punto. Es ideal para negocios individuales y pequeñas y medianas empresas. Las organizaciones más grandes con equipos complejos pueden acabar necesitando herramientas más centradas en las organizaciones, pero Keap ofrece mucho espacio para crecer.

¿Puedo utilizarlo para marketing por SMS?

Sí. Algunos planes incluyen un servicio de mensajes de texto integrado y también se pueden integrar herramientas como Twilio o JustCall para ampliar las capacidades de SMS.